やってみよう!イベント企画の流れ

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スタッフブログ
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スタッフ中道です*

今回はイベント企画の流れを書いてみまーす♪

私は企画したりするのが好きなので、
コモンルーム中津でも企画させてもらったり、
仕事でも個人的にも
遊びや勉強、セミナーなどの様々なイベント企画をしたりしています^^

自分のできることで企画したり、
参加者が楽しめる場を作ったり、
人がつながるイベントをやってみたり♪

今回のブログは、
イベント企画してみたいけどどうするんやろー
って方の参考になったら嬉しいです^^

まずはイベント開催までの流れをざっと表にしてみました♪

 

【イベント企画〜開催までの流れ】

開催2ヶ月〜1ヶ月前 企画
場所予約、確保
開催1ヶ月前 申し込みフォーム作成
告知、募集開始!
開催まで 集客
準備
問い合わせ対応
アンケート、資料作成
開催前日 前日確認連絡
参加者リスト作成
開催当日 受付
進行
開催後 お礼の連絡

 

だいたいこんな感じですかねー。

一番始めにイベントスケジュール表のようなタスクリストを作っておくと、
やり忘れがなく進められます。

 

◆イベントの目的を考える

まずは企画を始める前に「なんのためにイベントをやるのか」
開催目的を考えましょう!

人との繋がりをつくるため?
意見交換するため?
サービスを広めるため?
参加者を癒すため?
ノウハウを教えるため?

目的はなんでもいいと思います!
目的を明確にすることで、内容や対象者、告知の仕方などが決めやすくなります。
この目的からぶれずに進めることがイベント成功の鍵となりますので、しっかり考えてから企画してみてください。

 

◆企画で決めること

では、イベントのテーマや目的に沿って下記を決めていきましょう!

・日時
対象者が来やすい時間帯はいつでしょうか。
平日なのか週末なのか。午前か午後か。
日程やイベントの長さなども、会場が確保できるか、考慮しながら決めましょう。

・場所
貸し会議室やカフェ、公共施設など予約が必要な場合は多いので、
場所の確保は早めに済ませておきましょう。

・定員
会場の状況やイベント内容に合わせて、定員を決めます。

・イベントタイトル
イベント名は最初に目にする部分なので、
わかりやすく、かつ参加したくなるようなイベント名をつけましょう。

・内容
内容は「イベントの目的」を意識しながら、
参加者がどうすれば満足してもらえるか、参加者目線で考えましょう。
あなたが行ってみたくなるイベントや、良かったイベントはどんな内容か考えてみるといいですね!

・対象者
どんな人に集まってほしいかを明確にすることは
告知や集客で重要になってきます。

・参加費
赤字にならないように、予算なども考えながら決めましょう。

 

◆告知する

イベントの内容が決まれば告知し始めましょう!

<告知内容>
・イベント名
・開催日時、場所
・内容
・料金
・定員
・申し込み方法

<その他プラス書くといいもの>
・開催への想い
・どんな人にオススメか
・このイベントで得られるもの
・過去レポート、お客様の声
・キャンセルポリシー

告知文は、参加するかどうかの判断材料となりますので、
じっくり考えてみましょう。

今はfacebookで簡単にイベントページが作成できたり、
イベント集客ツールなどがありますので、うまく活用しましょう。
また、対象者がよく目にする場所に告知することもポイントです。

 

◆当日は楽しむ!!!

当日までの準備はしっかりできたならば、
あとは当日は自分自身も楽しみましょう^^
イベントの成功を祈ってますー!!!

 

コモンルーム中津でイベント開催できます!

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・会議室、セミナールーム

会議室①(4人規模)
1000円/1時間
1

 

会議室②(6人規模)
1500円/1時間
2

 

会議室③(30~40人規模)
4000円/1時間
3

貸会議室の詳細や空き時間はこちらから★

 

・コワーキングスペースのイベントスペース

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固定の会場代を頂戴するのではなく、
参加者の人数に応じて参加費をコモンルーム中津と折半させて頂く、
小規模イベント・セミナープランもございます。
詳しくはこちら

 

コモンルーム中津での開催予定イベントはこちらからチェック♪