スタッフ・谷口的 イベント開催のキモ ー当日運営から開催後編

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スタッフブログ
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大阪市北区のコワーキングスペース×シェアオフィス「コモンルーム中津」は、90分500円から予約不要でビジター利用できます。月に数回、コワーキングスペースにてイベントを開催しています。スタッフ・谷口が考えるイベント開催のキモ、今回は当日運営から開催後についてまとめたブログです。

スタッフ・谷口的 イベント開催のキモ シリーズ。
今回は当日の運営から開催後編です。

空間の作り方で距離の縮まり方が違う!

椅子や机の配置………いつも同じにしていませんか?

開催するイベントの形式(セミナー、ワークショップ、交流会など)、また開催場所にもよるのですが、机と椅子の配置、備品(ホワイトボード、お菓子やお茶など)の置き方により、参加者同士の距離感、また参加者とスタッフの距離感が変わってきます。

例えば、コモンルーム中津の場合、ゆっくりとくつろいながら過ごしてほしい場合は畳のスペースを使います。一方で大人数の交流会の場合、一人でも多くの方とお話ができるように立食形式を取っています。椅子は一部そのままに。じっくりと話し込みたいときにすぐに使えるように。

作り出したい場のイメージがあるのであれば、ぜひ机や椅子備品の配置にちょこっと変えてみてください。

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自分に正直に

イベントなどで緊張して手が震えたり、声が裏返ったりすることありませんか?もし私なら、ファシリテーターの立場であれば始まって早々参加者に、運営側であれば距離の近いスタッフに「緊張しています」と正直に打ち明けます。

これには、2つの効果があります。

1つめは「自分の感情を享受するため」。自分に起きている本当の感情を享受できたとき、肩の力がふっと抜けます。意外と「緊張していないんだ!」と自分の感情をちゃんと認めないままのほうが、緊張がずっと取れません。

2つめが「参加者やスタッフとの距離を縮めるため」。初めての場、初めての人と会う場であれば、度合いは人それぞれですが、参加者も、スタッフも緊張して肩に力が入っていることもあります。「緊張してるんですよね〜」と正直に自己開示をしたら、相手も「自分と一緒だ!」と共感をしてくれることがしばしば起きます。そうすると一気に相手との距離が縮まります。

緊張は、誰にでも自分が大切にしている場面で起きること。参加者もスタッフは、敵ではありません。一緒にこの場を作っていく仲間です。仲間だからこそ、きっとあなたの気持ちを受け止めてくれますよ。

効果絶大なお菓子のパワー

時々悔しくなるほど、お菓子の力にかなわないときがあります。90分の短時間のイベントの場合もお菓子・飲み物を用意します。私が実感しているお菓子のパワーは3つ。

①初対面の方との会話のきっかけ

②リフレッシュ

③参加者の熱量をあげる

そうなんです。ただただ食欲を満たすだけでなくて、疲れた身体や心の癒し、モチベーションが変化したり、相手のことを知るきっかけになったり……本当にお菓子のパワーは偉大です。

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お菓子(オヤツもしかり)を準備する場合、私はめっちゃ配慮をします。

内省が強い場合には糖分がさっと補給ができるチョコレートを多めに用意したり、男性が多い場合は少し塩気のあるお菓子を多めに用意したり、開催される場所で愛されているお菓子を用意したり………。休憩時間がそこまで取れないのであれば、飴はあえて選ばなかったり………。

用意する飲み物の種類とのバランス、甘味・塩味のバランス、何種類用意するか……などなど。

それだけ、お菓子の存在は重要なのです。はい。

アンケートの役割 いる?いらない?

なぜアンケートを取るのでしょうか?そこの部分を明確にすることで、アンケートの項目、項目だけではなく問いかける文自体が変わってきます。

①参加者からのフィードバック

②参加者の内省のため

③マーケティング

④イベントの成果を見るため

私自身はアンケートを記入するのが苦手ですが、主催者としてアンケートを作成・記入してもらうという矛盾といつも向き合っています。

なぜ記入するのが苦手かというと、元々内省が強い私にとってアンケートの項目や問いかけ文に窮屈さを感じてしまうからです。自分自身が感じていることと問いが合わなかったり、この質問を答えるのにはあまりにも言語化が出来ていないとか、主催者があまりにも「こう答えて欲しいんだ!」というメッセージが強くてはみ出されたものを受け入れないんだろうな……とか。

なので、逆にアンケートを作るときは、なぜ取るのかというところをきっちりと明確にした上で、まだ見ぬ参加者を思い浮かべながら、丁寧に助詞ひとつにまで心をこめて、文言を選ぶようにしています。言語化をゆっくりして欲しい場合など、感想や今の感情などは聞きますがイベントにより「あえて」アンケートを取らないという選択をしていることもあります。

「ありがとう」のメッセージ

その人の人生はずっと亡くなるまで続きますが、イベントはその人にとって過ぎゆくのもの。でも、時には人生のターニングポイントになることも、その人にとって時には無駄になることもあります。その貴重な時間とお金を割いて、このイベントに来てくださるのです。

本当にありがたい限りです。

それを伝えるために「ありがとう」のメッセージとともに、私が感じたことであったり、起きたことを参加者とともに共有をすることで、一過性のイベントが、時にはその人自身の大切なストーリーへ変化します。

最後まで丁寧に。気持ちを伝えていく。

私のイベント開催の最大にして大切なキモはこの「気持ち」です。

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