どう考える?どう実行する?イベント開催までのプロセス

Category
スタッフブログ
170128_no4

大阪市北区のコワーキングスペース×シェアオフィス「コモンルーム中津」は、90分500円から予約不要でビジター利用できます。月に数回、2階のコワーキングスペースにてイベントを開催しています。どうやって考える?どう実行する?イベント開催までのプロセスをまとめたブログです。

スタッフの谷口です。
最近、とある相談を受けることが多くなりました。

  • イベントってどうやって考えていますか?
  • どうやって開催まで持っていけばいいですか?
  • こんなイベントを考えているのですが、それをどうやったら現実化をするのか分からなくって…

私もイベントを企画・実施をし始めたときに実施までどういうプロセスなのか分からず、手探りの状態から開催を重ねていました。ということでアイディアの見つけ方から開催までのプロセスにスポットを当て、自分のなかにあるアイディアをどう実施に向けて具現化していくのかを紐解きたいと思います。

企画ってどう考える?企画のタネの見つけ方

○企画は「物事を考えつづける」ことから始まる
もしかしたら、「当たり前だよ!」と言われるかもしれませんが…。私は普段から自分の気になったテーマや物事、言葉について、考え、深堀りをしつづける「クセ」を持っています。元々、妄想が好きで、人一倍「内省」が強い部分が反映されているのかもしれません。

  • 自分はどう思う?
  • 人はどう思う?反応している?
  • ここの部分はこの情報だと読み取れないから、一旦保留

一つの物事を考え、深く、丁寧に問いかけることを大切にしています。
15590626_817804031692915_8071517985015669616_n

○違和感を大切にする
なぜ、それがイベントの企画につながるのか。物事を深く考えた先に「違和感」がふっと生まれるときがあります。これこそが私のイベントの生まれる瞬間。

  • この違和感はなんだろうか?
  • 皆、抱いていないのだろうか?
  • ここについて皆はどう考えるのだろうか?

この違和感こそ、私にとっての「アイディアのタネ」。丁寧に読み解き、解決をしたり、はたまた新たな視点が生まれるような展開にしたり。違和感を自分のものとせず、拡げてゆくことが私の「タネ」となります。

○「○○したい!」という衝動を大切にする
一方で、深く考えず「○○したい!」という衝動も大切にしています。
創る」衝動なのか。
話す」衝動なのか。
伝える」衝動なのか。
衝動も、違和感と同じく、自分のものとせず、拡げてゆくことも私の「タネ」です。

dscn5518
↑これは完全に「食べたい」衝動

企画を考えたら、開催までのプロセスとは…?

徐々に具体的にするプロセスに入ります。

○5W1Hを整理する
アイディアが浮かんだらイベント化できるのか判断するために5W1Hを元に整理します。ここで解決できない課題が浮かんだら、一旦開催自体を保留にします。なお個人的には必ず必要な事項だとは思っていません。必要がないと感じられたら、この項目はブランクにしてもいいと思っています。

Why]なぜ開催する?
What]どんなコンテンツにする?
Who]対象者はだれ?/講師やファシリテーターを誰にお願いする?
When]いつ開催する?
Where]開催場所をどうする?
How money]料金をいくらに設定する?(場所代/備品代/謝金を洗い出す)

○想いを整理 → 広報文作成
これを整理しながら、広報文に仕上げていきます。
5W1Hが整理ができたら、広報文は7割程度出来ていると思います。あとは概要の部分で、「Why」と「What」を膨らませて書いたらOK!また、自分自身が他のイベントの広報文から「分かりやすい!」と思うところを分析して、マネをするということも大切です。公開をする前に、広報文内に基本情報が欠けていないかを再度確認します。

When]何日、何時に開催する?
Where]開催場所をどこ?
How money]参加費はいくら?
How]どのように申込をする?
How many]定員を設定する?
Other]参加に際して注意することはある?

○告知と集客
私は、募集人数やイベントのニュアンスで広報を変えています。コモンルーム中津ではHPとFacebook、こくちーずを使うことが主流です。ただ力の入れ方が異なります。

●SNSで広くする?
●積極的に更新する?
●ゆるやかに希望者を見ながら力の入れ方を変える?

私の企画するイベントはわざと大人数対象としてはいないので、告知は様子を見ながら緩急をつけるケースが多いです。募集人数に合わせて適正な規模で広報をするように心がけています。

○準備8割、当日2割
という言葉があります。私自身の場合は、いかに準備であらゆるケースを想定して、丁寧に作り込んでいくタイプです。私が企画をしているのに、めっちゃゆる〜〜いものもありますが…。それでも、どんなにゆるくても抑える必要があるところは抑えています。リスクに過敏になる必要はないかとは思いますが、したいことに対し丁寧に準備を進めたいと思っています。

「自分にしか見えない価値」を「相手も見える価値」にしていくのか

いかがでしたでしょうか?
私は、「勇気を出して」「何かに挑戦する」ことに、尊さを感じています。「勇気を出して」「何かに挑戦する」ことは特別なことではなく、誰しもその「タネ」を持っています。

それを自分のなかに止めるのか。
自分から飛び出し、相手と共有して新たな価値を見出すのか。

どちらの選択をしたとしても大切にしたいと思います。一方で、もし「勇気を出して」「何かに挑戦する」ことを選択するのであれば、私は可能限り応援したい、その挑戦を見守りたいと思います。

このブログが、その一歩に少しでも参考になれば幸いです。